Datenschutzerklärung – Online-Seminare, Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Seminare

Für die Veranstaltung sind verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung:

EVA Bildung & Beratung GmbH
Reinhardtstr. 23
10117 Berlin

Telefon: +49 30 308 75 0
Telefax: +49 30 208 75 29
E-Mail: info@eva-akademie.de

sowie ggf. der/die jeweilige Dozent*in für die Durchführung der Veranstaltung selbst. Die EVA Bildung & Beratung GmbH hat insoweit mit dem/der Dozent*in einen Vertrag zur gemeinsamen Verantwortlichkeit abgeschlossen. Beide sind für den Schutz eurer personenbezogenen Daten gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DS-GVO).

Datenschutzrechte sollen bei der EVA Bildung & Beratung GmbH als zentrale Anlaufstelle geltend gemacht werden.

 

Für die EVA Bildung & Beratung GmbH wurde als Datenschutzbeauftragter bestellt:

Erik Thomas
Tel.: 030 30875 176
E-Mail: erik.thomas@remove-this.eva-akademie.de

 

Als betroffene Person habt Ihr das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit und das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

 

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung i.S.d. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a beruht, könnt Ihr die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

 

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, um die Veranstaltung mit Dir durchführen zu können.

Wir möchten Euch nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „BigBlueButton, MS-Teams, GoToMeeting, GoToWebinar oder GoToTraining“ informieren:

 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools „BigBlueButton, MS-Teams, GoToMeeting, GoToWebinar oder GoToTraining“ um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

„BigBlueButton" ist ein Service der JAR Media GmbH die ihren Sitz in Deutschland hat. Weitergehende Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit findet ihr hier: https://bbbserver.de/datenschutz/

„MS-Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA. Weitergehende Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit findet ihr hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

"GoToMeeting, GoToWebinar oder GoToTraining" sind Services der LogMeIn, Inc. die ihren Sitz in den USA hat. Weitergehende Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit von LogMeIn findet ihr hier: https://www.logmein.com/de/trust/privacy#

Hinweis: . Mit den Anbietern wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 DS-GVO abgeschlossen.

 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „BigBlueButton, MS-Teams, GoToMeeting, GoToWebinar oder GoToTraining“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Du vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machst.

 

Wie lange werden die Daten gespeichert? 

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Deinen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „BigBlueButton oder MS-Teams“ Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, musst Du zumindest Angaben zu Deinen Namen machen. Dieser kann aber pseudonymisiert werden.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „BigBlueButton, MS-Teams, GoToMeeting, GoToWebinar oder GoToTraining“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir aufzeichnen wollen, werden wir Dir das im Vorwege transparent mitteilen und um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird zudem in der App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Soweit Du weitere Daten von Dir innerhalb der Veranstaltung teilst, so geschieht dies auf Grundlage deiner Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.

Weitere Anwendungen, die wir ggf. im Rahmen von „Online-Meetings“ nutzen, sind: